Ideella föreningar Ideella föreningar Det finns ett flertal organisationsformer där det finns mer eller mindre detaljerade lagbestämmelser om styrelsen och dess arbete.
För ideella föreningar finns inga detaljerade lagbestämmelser för styrelsen och dess arbete.
Ibland kan det vara svårt att skilja på vad som är en ekonomisk förening och en ideell förening. En ekonomisk förening ska uppfylla följande två krav:
· Bedriva ekonomisk verksamhet av något slag
· Ha till syfte att främja medlemmarnas ekonomiska intressen på något sätt
Eftersom att Sveriges Kaninhoppares Riksförbund och dess anslutna klubbar enbart fyller funktionen i punkt nummer ett, är vi alltså att betrakta som en ideell förening. Det finns alltså inga direkta lagbestämmelser för ideella föreningar, men det finns ändå mycket praxis att stödja sig på när det gäller hur arbetet bör skötas, man sneglar lite på arbetet i en ekonomisk förening
Klicka gärna på den del som du vill veta mer om:
Styrelsen väljs av medlemmarna på föreningsstämman och är föreningens verkställande ledning.Styrelsen har ansvaret för kallelser till föreningsstämma, och ska även förbereda ärenden till denna. Ansvaret för det löpande arbetet med ansvar för anställda, bokföring och medelsförvaltning ligger också på styrelsen. Styrelsen arbetar efter föreskrifter som finns i stadgarna, eller efter vad som beslutats på stämman. Uppgifterna för en styrelse är att se till att föreningens organisation fungerar ordentligt, och att förvaltningen av föreningens angelägenheter sker på ett bra sätt. I organisationen ingår att det finns fastlagda vettiga rutiner för redovisningen och hanteringen av föreningens pengar. Det måste också finnas rutiner för uppföljning, så att saker som beslutas blir uppföljda.
I första hand är det styrelsen som företräder föreningen och tecknar dess firma. Det betyder att det är styrelsen som skriver på avtal och kontrakt för föreningens räkning och även företräder föreningen inför domstolar och andra myndigheter. Det är inte nödvändigt att hela styrelsen skriver på utan det är lämpligt att utse en eller flera personer till firmatecknare (exempelvis ordförande, kassör + ev sekreterare) En företrädares befogenheter ska utses i stadgarna. Det är viktigt att alla styrelseledamöter är medvetna om att alla i styrelsen har det slutgiltiga ansvaret för både ekonomin och protokollen, även om det är utsett en kassör och en sekreterare. Du måste därför som ledamot se till att du hela tiden löpande under året får information.
Den ideella föreningen är själv ansvarig för affärsförbindelser osv. Dessa måste dock undertecknas eller muntligen göras upp av någon som är behörig firmatecknare. Firmatecknaren har för övrigt ett s.k sysslomannaansvar, som betyder att de ska tillvarata medlemmarnas intressen och har som skyldighet att att se till att något blir gjort om saker börjar gå snett inom föreningen.
Medlemmarna kan under vissa förutsättningar begära att styrelsen kallar till en extra föreningsstämma. På en sådan kan hela eller delar av styrelsen bytas ut. I kallelsen till denna extra föreningsstämma måste frågan om styrelseval finnas med som punkt
Eftersom att det normalt gäller att icke medlemmar inte har någon rösträtt gäller det inom Sveriges kaninhoppares riksförbund att samtliga styrelsemedlemmar är medlemmar i föreningen.
Det finns inga bestämmelser för lägsta antalet ledamöter i styrelsen för en ideell förening, men arbetet bör föras i en demokratisk anda, och då är åtminstone tre ledamöter att föredra. Styrelsen kan ha hur många ledamöter som helst, och det är bäst att ha ett udda antal med tanke på majoritetsbeslutningen. Antalet suppleanter i styrelsen är också valfritt.
En ledamot kan alltid avsättas och ersättas med någon annan under en ordinarie föreningsstämma. Gäller detta även styrelseledamöter vars mandattid fortfarande inte är utgången? Enligt Björn Lundéns, författare till boken ”styrelseboken”, uppfattning gäller det även dessa om det klart framgår av kallelsen att ett sådant ärende ska tas upp.
Allt detta bör finnas med i stadgarna;
I de flesta stadgar för ideella föreningar bestämmer man att styrelsen är beslutför (kan fatta beslut) om mer än hälften av styrelsens ledamöter är närvarande. Med hela antalet menas det antal som ska finnas enligt stadgarna.
Styrelsen får inte fatta beslut om inte ledamöterna blivit kallade. De måste också ha fått ordentligt beslutsunderlag och ha hunnit sätta sig in i de frågor som ska behandlas. Om någon ledamot inte kan vara med ska istället en suppleant sättas in.
Normalt sett ställs inga krav på de personer som är styrelseledamöter och suppleanter, men uppdraget att vara styrelseledamot är ett förtroendeuppdrag och det är därför viktigt att de som valts till dessa poster ser till att stadgarnas och föreningsstämmans målsättning uppfylls. Ställs det speciella krav på vilka som får väljas in i styrelsen ska detta framgå av stadgarna. Det finns inget som hindrar att en styrelseledamot är mindreårig, så länge denne förstår vad det innebär att sitta i en styrelse. Ledamoterna måste också vara lojala mot föreningen. Därför får de inte vara med och besluta i frågor som rör avtal mellan dem själva och föreningen, då blir de jäviga.
Vissa av ledamöterna placeras på olika poster. Här följer en förklaring av de olika posterna och deras uppgifter:
Ordföranden är den som har det yttersta ansvaret och är organisationens ansikte utåt. Det är ordförandens uppgift att följa organisationens verksamhet och se till att de övriga ledamöterna får tillräcklig information så att de kan sköta sina uppgifter på rätt sätt. Ordföranden ser till att stadgarna följs och att sammanträden hålls regelbundet vid behov. Ordföranden är den enda som har speciella arbetsuppgifter och ett specieltl ansvar inbyggt i uppgiften. Ordföranden skall:
Ordföranden bör självklart inte utnyttja sitt övertag, och bör endast använda sin utslagsröst vid nödtillfällen.En bra ordförande delegerar också ut allt arbete.
Vice ordförande är den som inträder när ordföranden är frånvarande. Vice ordförande är också den som träder in som ordförande om ordinarie ordförande hoppar av styrelsen. Denne får då samma befogenheter och ansvar.
Den person som väljs till sekreterare har också en del uppgifter med posten. En sekretares uppgifter är:
· Förbereda styrelsens sammanträden och organisationens stämmor
· Föra protokoll över styrelsesammanträdena
· Förvara skrivelser mm
· Se till att styrelsens beslut följs upp
· Underteckna skrivelser mm tillsammans med ordförande samt förvara kopior av dessa
· Göra förslag till verksamhetsberättelse
Det är viktigt att en sekreterare har lätt att uttrycka sig i skrift och är organisatorisk av naturen. På så vis blir det lättare för efterträdare att hitta bland gamla dokument.
För att få högsta effektivetet vid styrelsesammanträden måste alla deltagare visa disciplin. En dagordning ska skickas ut i förväg, och dagordningen ska tala om vilka ärenden som ska behandlas. Ärendena ska behandlas i den ordning de står i dagordningen, sådant som kommer fram efter det att dagordningen skrivits behandlas under övriga frågor, och kan då bara beslutas om, om alla fått beslutsunderlag i förväg. Det kan vara bra att begära ordet hos ordföranden för att undvika diskussioner där alla pratar i munnen på varandra.
Styrelsebeslut fattas vanligtvis med enkel majoritet, att minst hälften av de närvarande ska rösta för förslaget. Vid lika rösttal har ordföranden utslagsröst. Vid t ex personval kan även andra varianter förekomma. Vanligtvis brukar man stadga om att om styrelsen inte är fulltalig måste minst en tredjedel av alla ordinarie styrelsemedlemmar enas för att beslut ska kunna fattas, men stadgarna kan även föreskriva andra bestämmelser gällandes röstningen.
Vid varje möte måste det föras protokoll, detta protokoll ska alltid innehålla tid ochplats för mötet samt vilka som varit närvarande. Protokollet ska alltid undertecknas av ordförandeoch justeras av någon annan ledamot som styrelsen väljer som justeringsman. Lämpligen bör protokollet också undertecknas av sekreteraren.
Det kan finnas bestämmelser om hur protokollet ska justeras i stadgarna. Varje ledamot har även rätt att reservera sig i protokollet, för att kunna bevisa vid ett senare tilfälle att han varit emot beslutet. Reservationen behöver inte ha ett motiv, och kan göras när som helst under mötets gång, men måste ske innan mötets slut.
Styrelsen ansvarar för att protokollen förs i nummerföljd och förvaras på ett betrygande sätt. Varje ledamot bör få en kopia av styrelseprotokollen. För räkenskapshandlingar gäller att dessa kan förstöras efter tio år, men någon sådan gräns finns inte för styrelseprotokoll, dessa ska aldrig förstöras.
Styrelseprotokollen är inte offentliga, varken för föreningens medlemmar eller utomstående. De kopior som ledamöterna får ska inte heller visas upp för någon utanför styrelsen utan föregående stämmobeslut, det är en del av styrelsens vårdnadsplikt. Revisorerna har dock alltid rätt att läsa protokollen. (Om någon personlig känslig fråga diskuteras, detta kommer ut till allmänhetens kännedom och personen i fråga skadas, kan föreningen drabbas av skadestånd)
Öppenhet är dock något som är utmärkande hos ideella föreningar. Föreningsstämman eller stadgarna kan besluta att protokollen ska vara offentliga. Detta gäller då för tiden framöver, inte retroaktivt. Vill styrelsen i ett sådant läge inte acceptera offentliga protokoll får de ställa sina platser till förfogande. Är det beslutat att protokollen ska vara offentliga bör beslut och diskussion tas utanför styrelseprotokollet och därmed också utanför revisorernas kontroll.
Sammanställt av Malin Berglund 2005.
Källa: ”Styrelseboken” av Björn Lundén, femte upplagan februari 2004.